19 Giu PDFScan – Le fatture passive non si compilano più. Si caricano e basta.

PDFScan rappresenta l’evoluzione tecnologica nell’automazione del ciclo passivo per l’ecosistema Dolibarr, superando i limiti dei tradizionali sistemi OCR grazie a un motore avanzato di Intelligenza Artificiale. Il modulo è progettato per eliminare integralmente il data entry manuale delle fatture fornitore estere, supportando nativamente documenti provenienti da qualsiasi contesto internazionale (inclusi mercati complessi come Stati Uniti, Cina e Russia) e interpretando con precisione alfabeti non latini, differenti valute e aliquote fiscali.
Il flusso operativo è completamente automatizzato e ottimizzato per la massima efficienza: l’utente effettua l’upload dei documenti in formato PDF — sia singolarmente sia tramite archivi ZIP massivi — e il sistema ne prende in carico la gestione documentale a livello locale. Un processo asincrono, orchestrato dal cron nativo di Dolibarr con cadenza quinquennale, si occupa dell’invio dei file alle API del servizio di ingestion, monitorando lo stato di avanzamento attraverso una precisa pipeline di stati (pending, queued, processing, completed, error).
Al termine dell’elaborazione, l’algoritmo non si limita a estrarre i dati macroscopici, ma esegue una scomposizione analitica del documento riga per riga, ricreando fedelmente la struttura dei dettagli e delle tabelle. Il risultato finale consiste nella generazione automatica di una bozza di fattura fornitore direttamente all’interno del gestionale, corredata del PDF originale come allegato e pronta per la validazione contabile. In caso di anomalie anagrafiche o incongruenze nei dati, il sistema traccia tempestivamente la causale d’errore nella lista di controllo, garantendo la totale supervisione del processo.
Funzionalità
• upload di un PDF singolo
• upload di uno ZIP con più PDF (estrazione locale automatica)
• registrazione di ogni PDF in llx_pdfscan_document con PDF conservato in locale
• invio asincrono al servizio via cron (un PDF per richiesta API)
• polling automatico via cron Dolibarr
• creazione bozza fattura fornitore dai dati AI restituiti dall’API
• allegato del PDF originale alla fattura creata
Prerequisiti
• Dolibarr con modulo Fornitori attivo
• servizio PDF Ingestion Service raggiungibile da Dolibarr
• API key valida con crediti disponibili
Assicurarsi che il cron Dolibarr sia attivo. Il modulo registra un job ogni 5 minuti: PDFscanPollApiResults (carica i PDF in attesa, interroga l’API e crea le bozze).
Utilizzo
1. Aprire il menu PDFscan
2. Caricare un PDF o uno ZIP
3. I documenti compaiono subito in lista con stato In attesa di invio
4. Attendere il cron (ogni 5 minuti) oppure verificare l’avanzamento nella lista
5. Aprire la bozza fattura fornitore collegata quando disponibile
Stati documento

Se la fattura non viene creata, il campo errore mostra il motivo (fornitore mancante, duplicato, dati AI insufficienti).
Note
• Per ora il modulo gestisce solo fatture passive (fornitore)
• Le bozze vanno verificate manualmente prima della validazione
• Dolibarr può stare in rete locale: serve solo connettività in uscita verso l’API
• Ogni PDF viene inviato all’API come file singolo (non come ZIP), garantendo corrispondenza 1:1 tra record e allegato
Dettaglio dei Costi Operativi Oltre al canone di acquisizione della licenza software, la funzionalità di elaborazione intelligente dei documenti si basa su un sistema a consumo tramite l’acquisto di crediti. Ciascuna fattura passiva ricevuta (in formato PDF) viene analizzata dall’avanzato motore di Intelligenza Artificiale per l’interpretazione dei dati. Il costo unitario per l’analisi in diretta relazione con la complessità del layout e del contenuto della fattura consente con una ricarica di €10,00 una capacità di elaborazione teorica variabile da 33 a un massimo di 111 fatture.
Per l’approvvigionamento dei crediti richiesti, Vi preghiamo di metterVi in contatto con noi. Offriamo soluzioni di ricarica con tagli previsti tra €10,00 e €50,00